Nederlands:
For English, click here
Terug naar homepage
English:
Back to homepage
| |
Sorry, no English
version available
|
!!!
Waarschuwing
!!!
Aan de
informatie op deze pagina
kunnen geen rechten worden ontleend. |
Als je als zelfstandig vertaler aan de slag wilt, zijn er een aantal zaken
van belang. Ik wil proberen hier de belangrijkste punten uiteen te zetten. Deze
zaken zijn van toepassing op vertalers die in Nederland gevestigd zijn.
In eerste instantie zullen er een aantal
keuzes moeten worden gemaakt:
 |
Ben je van plan het vertalen
naast andere
werkzaamheden te doen, of wil je er je hoofdinkomen van maken? Kun je in het
laatste geval voldoen aan de eisen van de belastingdienst voor het
zelfstandig ondernemerschap, dan biedt dat veel voordelen. Aan welke eisen
moet je dan kunnen voldoen? |
|
In
beide gevallen ben je waarschijnlijk verplicht BTW te heffen over je
vertalingen. Meld je activiteiten dan ook altijd aan bij de Belastingdienst
en vraag een
BTW-nummer aan. |
Omdat
het zelfs voor belastinginspecteurs niet altijd duidelijk blijkt te zijn
wanneer we nu wel
en wanneer we nu geen BTW moeten heffen,
heb ik hierover via een e-mail opheldering gevraagd aan het ministerie van
financiën. Na enige tijd kreeg ik per post een reactie,
waaruit duidelijk het standpunt van het ministerie blijkt. Klik hier
om deze brief te lezen.
|
Werk je onder je eigen naam, of bedenk je
een bedrijfsnaam? |
|
Schrijf je je activiteiten wel of niet in
bij de Kamer van Koophandel? |
Verder
komen op deze pagina de volgende onderwerpen aan bod:
Je
hebt naast je vertaalwerk nog andere werkzaamheden
De
kans dat je als beginnend vertaler voor de inkomstenbelasting als ondernemer wordt aangemerkt is
vrij klein. Met name omdat het moeilijk kan worden om aan de belangrijkste eis
(op jaarbasis 1225 uur in de onderneming werken) te voldoen. Als je voor de
Belastingdienst geen ondernemer bent, moet je bij je belastingaangifte je
vertaalinkomsten als andere inkomsten uit arbeid opgeven. Je kunt niet
profiteren van de fiscale voordelen van het ondernemerschap. En een aantal van
de kosten die je maakt, zijn beperkt of niet aftrekbaar. Controleer dus altijd of
je misschien toch kunt voldoen aan de eisen
die de Belastingdienst stelt aan het ondernemerschap, omdat dit altijd
belastingvoordeel oplevert.
Bel
voor meer informatie de BelastingTelefoon voor ondernemers: 0800-0443 of een
belastingdiensteenheid ondernemingen of kijk op de website
van de Belastingdienst
Je
wilt door de belastingdienst als zelfstandig
ondernemer worden gezien
De belastingdienst stelt een aantal eisen aan een ondernemer voordat deze in
de zin van de belastingdienst als ondernemer wordt aangemerkt:
|
De belangrijkste eis is dat op jaarbasis 1225 uur in de onderneming
moet worden gewerkt. Je kunt hierbij wel ruim denken. De volgende activiteiten vallen daaronder:
 |
Alle uren die je aan vertalen, editen, proofreaden e.d. besteedt, kortom,
alle uren waarvoor je wordt betaald. |
|
De uren die je nodig hebt om je administratie te verzorgen. |
|
Het bijhouden van vakliteratuur. Niet alleen informatie voor vertalers,
maar ook informatie die gericht is op je specialisaties (voor mij bijvoorbeeld
het lezen van medische vakbladen) en op je ondernemerschap. |
|
Het contact met collega's, ook via mailinglists. |
|
Het zoeken naar opdrachten, ook op internet. |
|
Het
bijwonen van vertaal- en ondernemersbijeenkomsten, congressen, symposia,
cursussen, etc. en de reistijd en eventuele voorbereidingstijd. |
|
Het doen van boodschappen voor je werk:
bezoekjes aan Office Center, boekhandels, etc. |
|
Het schoonhouden van je kantoorruimte. |
|
Denk hierbij ruim: zou je dit ook doen als je geen
zelfstandig vertaler zou zijn? Dan hoort het er niet bij. Alles wat je dan
niet meer zou doen, hoort er wel bij.
| Ook een belangrijke eis is dat je méér dan één
opdrachtgever hebt, en dat er geen arbeidsverhouding met je opdrachtgever
bestaat. Heb je dus maar één vaste klant, die je regelmatig werk stuurt,
maar onregelmatig genoeg om niet over een vast aantal uren per week/maand te
kunnen spreken, dan is de kans groot dat de belastingdienst dit toch als een
verkapt dienstverband ziet, met alle consequenties van dien (afdragen
premies door werkgever). Het is dus belangrijk ervoor te zorgen dat je meer
dan één opdrachtgever hebt. Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je bij
de Belastingdienst een zogenaamde Verklaring Arbeidsrelatie opvragen. Meer
informatie hierover vind je op hier. |
|
Je
moet bij de Belastingdienst een BTW-nummer aanvragen. Hieraan zitten vaak
meer voordelen dan nadelen. Let er wel op dat je in eerste instantie kunt
kiezen of je een maandopgave, een kwartaalopgave of een jaaropgave moet
doen. Mijn idee is: hoe minder, hoe liever.
Als
je (nog) weinig tot geen omzetbelasting hoeft af te dragen, kun je om een
jaaropgave vragen. Dan hoef je maar één keer per jaar een aangifte
omzetbelasting in te vullen. Probeer altijd of je hiermee kunt beginnen, maar
houdt wel zelf bij hoeveel BTW je verschuldigd bent, zodat je niet voor
verrassingen komt te staan!!! Meer informatie vind je hier: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob11/ob11-01.html#P13_358 |
| Met
name Nederlandse opdrachtgevers vragen nogal eens om een VAR-verklaring
(Verklaring ARbeidsrelatie). Vraag deze rondom het begin van elk jaar aan
bij de belastingdienst: http://www.belastingdienst.nl/variabel/verklaring_arbeidsrelatie |
Omzetbelasting
en kleine-ondernemersregeling
Zodra je een BTW-nummer aanvraagt bij de
Belastingdienst ben je verplicht aan iedere factuur die je verstuurt aan een
cliënt in Nederland 19% BTW in rekening te brengen. Er zijn uitzonderingen
met betrekking tot literaire vertalingen. Informeer hiernaar bij je
Belastinginspecteur.
Voor buitenlandse cliënten gelden andere regels:
|
Cliënten binnen de EU: Geen BTW aan factuur
toevoegen, wel BTW/VAT-nummer cliënt op je factuur vermelden (dit nummer
moet je dus aan je cliënt vragen!) |
|
Cliënten buiten de EU: Geen BTW aan de factuur
toevoegen, BTW/VAT-nummer hoeft niet te worden vermeld. |
Als je BTW (= omzetbelasting) aan je factuur toevoegt,
en dus int, ben je in principe ook verplicht deze aan de Belastingdienst af te
dragen. Zodra je een BTW-nummer hebt aangevraagd, krijg je van de
Belastingdienst periodiek een Aangifteformulier Omzetbelasting toegestuurd. Dit
kan per maand, kwartaal of jaar zijn. Als je weinig tot geen BTW hoeft af te
dragen, vraag dan voor het komende jaar toestemming om jaaraangifte te doen,
scheelt weer een hoop rompslomp. Zodra je meer moet gaan afdragen, zet de
Belastingdienst het zelf om in een kwartaal- of maandaangifte.
En dan wil ik graag ingaan op de voordelen van het
heffen van BTW:
|
In de eerste plaats mag je nu ook zelf alle BTW die
je betaalt op artikelen/producten die je voor je werk nodig hebt, aftrekken
van de BTW die je van je cliënten ontvangt. Voorbeeld:
|
Je schrijft voor
€
5.000,- rekeningen uit,
daar komt 19% BTW = €
950,- bij. Je cliënt betaalt dus in totaal €
5950,-. |
|
Nu koop je zelf een aantal kantoorartikelen,
bijvoorbeeld voor €
595,00.
Daar zit €
95,- BTW bij. Die mag je
aftrekken van de € 950,- voordat je hoeft te kijken wat je af moet dragen. |
|
Let er dus op dat je van alles wat maar
enigszins met je werk te maken heeft, BTW-bonnetjes vraagt en deze in je
administratie verwerkt. |
|
| Vervolgens is er de
Kleine
Ondernemersregeling. En
die kan bijzonder interessant zijn. Kort gezegd komt het hierop neer dat de
Belastingdient door middel van de BTW-heffing kleine ondernemers een
tegemoetkoming wil geven in de kosten van de administratie en het inhuren
van een boekhouder/accountant. Daarom is de volgende regeling bedacht:
Als het totaalbedrag* aan af te dragen BTW in 2008 lager is
dan € 1883,-, dan hoeft dit bedrag niet (volledig) te worden afgedragen. Is het
totaalbedrag lager dan €
1345,-,
dan hoeft er niets te worden afgedragen. Dit niet af te dragen bedrag wordt
wel aan het inkomen toegevoegd, dus je moet er wel inkomstenbelasting over
betalen.
Voor bedragen tussen €
1883 en €
1345 geldt een glijdende schaal:
hoe dichter bij de €
1883, hoe meer er moet worden afgedragen.
Zijn je BTW-opbrengsten verminderd met je BTW-uitgaven hoger dan €
1883-,
dan moet dit totale bedrag worden afgedragen.
Als je nog weinig opdrachten hebt, zal de Belastingdienst het misschien nog
niet per se nodig vinden dat je een BTW-nummer aanvraagt, maar juist dan heb
je er zelf voordeel van. Als je het drukker krijgt, dan ben je verplicht een
BTW-nummer aan te vragen en BTW te heffen.
* Gebaseerd op de gegevens voor 2008. Zie voor actuele gegevens: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob02/ob02-124.html
|
|
Wat kun je nu doen om binnen deze regeling te
vallen? |
1. Zorg dat je alle BTW die je
betaalt ook in je adminstratie verwerkt. Dit
drukt het totale bedrag. Een belastingadviseur heeft op dit gebied vaak goede
tips.
2. Door ook cliënten in het
buitenland te hebben, waaraan je geen BTW in rekening hoeft te brengen, kan je
omzet stijgen, zonder dat je BTW-inkomsten oplopen. Hierdoor blijf je in de
Kleine Ondernemersregeling vallen, en heb je dus feitelijk netto voordeel van
het heffen van BTW.
Inkomstenbelasting
Iedere Nederlander is inkomstenbelasting
verschuldigd over het totale inkomen per jaar.
Ben je in loondienst, dan wordt er door de
werkgever op deze inkomsten al loonbelasting ingehouden. Dit is een voorheffing
op de inkomstenbelasting.
Bij een zelfstandig ondernemer kan ook zo'n
voorheffing plaatsvinden. Deze wordt opgelegd door middel van een voorlopige
aanslag. De hoogte van deze aanslag wordt gebaseerd op de schatting van het
inkomen van dat jaar. Hiertegen is een met redenen omkleed bezwaar mogelijk, als
aantoonbaar is dat het inkomen in het lopende jaar waarschijnlijk aanzienlijk
lager uitvalt dan het jaar daarvoor. Andersom kan natuurlijk ook.
Met behulp van een aangifteformulier wordt een
maal per jaar berekend wat het totale verschuldigde bedrag is, de definitieve
aanslag, en afhankelijk van het al afgedragen bedrag (als loonheffing of naar
aanleiding van een voorlopige aanslag) wordt dan het resterende bedrag gevorderd
of het teveel betaalde bedrag terugbetaald.
Hoeveel belasting betaal je als
zelfstandig vertaler?
Net
als elke Nederlander heb je recht op een of meer heffingskortingen. Raadpleeg de
bijlage bij het aangifteformulier voor de precieze gegevens en de actuele
bedragen.
Daarnaast kun je als zelfstandig vertaler -
als je voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan een ondernemer - in
aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek. Vraag de juiste bedragen op bij de
Belastingdienst. Dit varieert per jaar en per inkomen. Wordt de winst hoger, dan wordt dit bedrag
lager.
Als
beginnend ondernemer kun je onder bepaalde omstandigheden recht hebben op
startersaftrek, een aanvulling op de zelfstandigenaftrek. Informeer hier ook naar bij de Belastingdienst.
Kamer van
Koophandel
Moet ik me wel of niet inschrijven bij de Kamer van Koophandel? Dat is een
vraag waar veel startende vertalers mee zitten.
Het inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is voor
een zelfstandig werkende vertaler niet verplicht. Als je echter een bedrijfsnaam
wilt gebruiken, dan is dit wel de enige manier om die naam te beschermen. Door
je met een bedrijfsnaam bij de Kamer van Koophandel in te schrijven, wordt je
bedrijfsnaam geregistreerd en mogen anderen niet (zonder meer) onder dezelfde
bedrijfsnaam een (vergelijkbaar) bedrijf openen.
Niet
alle Kamers van Koophandel gaan hetzelfde met vertalers om. Bij sommige is
inschrijving niet mogelijk, bij andere wel. Neem voor gedetailleerde
informatie hierover contact op met de Kamer van
Koophandel bij jou in de buurt.
Met een inschrijving in het Handelsregister is het bij veel
groothandelbedrijven mogelijk een groothandelkaart te krijgen. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan Office Center, Makro, Lukas Klamer en Sligro. Je mag dan ook bij deze
bedrijven inkopen doen. Ga er echter niet van uit dat dit altijd goedkoper is
dan bij 'gewone' winkels. Aanbiedingen zijn vaak wel interessant, maar het
nadeel is dat er vaker ook grotere hoeveelheden in
één keer moeten worden gekocht.
Ook zonder inschrijving bij de KvK zijn echter wel pasjes voor groothandels te
krijgen. Vraag per groothandel naar de voorwaarden hiervoor.
Aan inschrijving bij de Kamer van Koophandel zijn
kosten verbonden. Deze zijn
inkomensafhankelijk. Deze kosten zijn
natuurlijk wel aftrekbaar voor de belastingen.
Via de
website van de Kamer van Koophandel is
tegenwoordig ook informatie over andere bedrijven opvraagbaar. Daar zijn
mogelijk kosten aan verbonden.
Zie ook
de website van de Kamer van Koophandel voor
actuele informatie!
Opzetten
van een administratie
Waaraan moet de administratie van een zelfstandig vertaler voldoen?
Hieronder noem ik de belangrijkste punten. Dit overzicht is niet volledig. Het
is niet onverstandig voor het opzetten van de administratie advies te vragen aan
een ervaren boekhouder, belastingadviseur of accountant.
|
Na iedere opdracht moet een rekening worden opgesteld (evt. aan het eind
van de maand). |
Advies: Let erop dat je dit ook echt doet! Misschien
vind je dit een open deur, maar ik sprak eens een eigenaar van een vertaalbureau
die me vertelde dat hij jaarlijks voor €
15.000 aan uitbesteed vertaalwerk
geen rekeningen ontving! Dit was voor hem dus pure winst, want zijn marge zat
hier nog boven. In het begin maande hij de vertalers nog wel eens toch vooral
een rekening te sturen, maar daar is hij na een tijdje mee gestopt, omdat het
hem te veel tijd ging kosten.
Bedenk dus voor jezelf een systeem waardoor je geen
rekeningen vergeet uit te schrijven. Bijvoorbeeld door iedere opdracht bij
acceptatie een eigen opdrachtnummer te geven, dat ook terugkomt op je
rekeningen.
|
Op een rekening moet de volgende informatie te vinden zijn:
|
de eigen (bedrijfs-)naam |
|
de naam
en het adres van het bedrijf/de persoon voor wie je de opdracht hebt
uitgevoerd en aan wie je dus een rekening stuurt |
|
een uniek rekeningnummer, dat bijvoorbeeld bestaat uit een
jaaraanduiding, een
cliëntnummer en het nummer van de rekening zelf. De opbouw hiervan kan
er bijvoorbeeld aldus uitzien:
 |
jaaraanduiding:
00 voor 2000, 01 voor 2001 |
|
cliëntnummer:
001 voor je eerste cliënt, 099 voor je
99e cliënt |
|
rekeningnummer:
01
of 001 voor de eerste rekening van het jaar, begin ieder jaar opnieuw
met 01 of 001 |
|
Samen wordt dit bijvoorbeeld: 00.033.025
(jaar
2000, cliëntnummer 33, rekeningnummer 25) |
|
|
de
factuurdatum |
| het
BTW/VAT-nummer van de klant, als het om een klant binnen Europa gaat
(ook van Nederlandse klanten moet het BTW-nummer sinds 2005 op de
rekening staan vermeld). |
|
eventueel de projectgegevens van de cliënt, als je die hebt
ontvangen. Deze staan meestal op de opdrachtbevestiging |
| de
datum waarop je de opdracht hebt ontvangen en de datum waarop je de
opdracht hebt afgerond |
|
een omschrijving van de opdracht (bijv. vertalen Engels-Nederlands) |
|
het aantal woorden (regels, pagina's) en de prijs per eenheid
(bijv.
5436 woorden à € 0,11) |
|
het totaalbedrag (bijv.
€ 1.359,-) |
|
De BTW, als die bij deze cliënt in rekening moet worden gebracht:
|
Voor klanten binnen Nederland: voeg de verschuldigde BTW aan de rekening toe.
Let
op: het percentage BTW kan per jaar verschillen. |
|
Voor
zakelijke klanten buiten Nederland, binnen de EU: deze hoeven geen BTW
te betalen. Om voor deze vrijstelling in aanmerking te komen, moet
wel het BTW (= VAT)-nummer van de klant op de rekening worden
vermeld! |
|
Voor klanten buiten de EU:
deze hoeven geen BTW te betalen, en er
hoeft ook geen BTW (=VAT)-nummer op de rekening te worden vermeld. |
|
|
|
Alle
rekeningen van inkopen en verkopen moeten gedurende minimaal 10 jaar worden
bewaard. |
|
Om
in aanmerking te komen voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek zal
waarschijnlijk een jaarrekening moeten worden opgesteld. Hiervoor is de hulp
van een boekhouder of belastingconsulent vaak onontbeerlijk. Bovendien wegen
de kosten hiervan vaak niet op tegen de besparingen die zo'n specialist voor
je kan realiseren.
|
|
Ga
voor het omrekenen van valuta naar:
xe.com
The Universal Currency Converter ® |
Interessante
aftrekposten
Er zijn een aantal aftrekposten die ook voor
vertalers interessant kunnen zijn. Ik denk dan bijvoorbeeld aan:
Investeringsaftrek
Om je cliënten van dienst te kunnen zijn en
blijven, moet je tegenwoordig beschikken over goede apparatuur. Gezien de snelle
veranderingen op het gebied van de Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
betekent dit dat de meesten van ons iedere twee tot drie jaar een nieuwe PC
nodig hebben. Natuurlijk kunnen ook deze kosten afgetrokken worden.
De investeringsaftrek biedt ook hier een extra
aftrekmogelijkheid. Als je als ondernemer in een kalenderjaar meer
dan ongeveer €
2.000, hebt geïnvesteerd, maar niet meer dan zo'n €
250.000
in bedrijfsmiddelen hebt geïnvesteerd, dan kun je in aanmerking komen voor
investeringsaftrek. Het bedrag van de investeringsaftrek is afhankelijk van het
totaal van de investeringen. Bij investeringen tot ongeveer € 30.000 mag je
25% hiervan
extra aftrekken. Voorwaarden hierbij zijn wel:
|
Er moet in totaal minimaal
ongeveer € 2.000 zijn
geïnvesteerd. |
|
Iedere afzonderlijke investering mag niet
minder dan ongeveer €
500 bedragen. |
Vraag
de actuele bedragen op bij de Belastingdienst.
Relatiekosten
Ik weet niet hoe jullie het doen, maar van
tijd tot tijd krijg ik zo veel hulp van iemand, dat ik vind dat een bedankje
daarvoor, bijvoorbeeld in de vorm van een fles wijn, op zijn plaats is. De
kosten hiervoor zijn (gedeeltelijk) aftrekbaar, onder het kopje Relatiekosten.
Ook een etentje met collega's, of met
(mogelijke) cliënten, zou je onder deze noemer kunnen aftrekken. Niet te vaak,
niet te veel, dan moet het kunnen. Wel bonnetjes,
liefst op naam gesteld, vragen en bewaren, liefst ook voorzien van BTW.
Reis-
en verblijfkosten
Ook al werken we thuis, toch kan het bedrag
aan reis- en verblijfskosten in een jaar aardig oplopen. Zonde om te laten
liggen.
Ik wil hier wel nadrukkelijk bij
opmerken dat de mogelijkheden voor het aftrekken van allerlei kosten een stuk
ruimer zijn, en aan minder beperkingen onderhevig, als de Belastingdienst je als
ondernemer ziet. Is dit niet het geval, dan gelden er mogelijk andere regels.
Wat voor reis- en verblijfkosten kunnen we
zoal aftrekken?
|
Als zelfstandig vertalers zijn we vaak vrij
solitair bezig. Dus organiseren we van tijd tot tijd bijeenkomsten waarop we
elkaar ontmoeten. Daar zijn natuurlijk kosten aan verbonden. De reiskosten
zijn normaal als reiskosten aftrekbaar, maar ook de kosten die we maken als
we ergens iets gebruiken, zijn voor de belastingen aftrekbaar. En ook de
kosten van parkeren. Zorg dus voor kwitanties. Bij parkeergarages kun je
tegenwoordig meestal bij het afrekenen ook een kwitantie krijgen. |
|
We hebben allemaal regelmatig toch wel iets
van kantoorartikelen nodig. Dus gaan we naar de winkel. Met de auto. Of met
een ander vervoermiddel. Ook deze reiskosten zijn aftrekbaar. Je maakt ze
tenslotte vanwege je bedrijf. Dus noteer de kilometers van je huis naar het
postkantoor, de kantoorboekhandel, etc. |
|
Een mobiele telefoon heb je tegenwoordig
als vertaler ook echt nodig. Tenslotte wil je - ook als je niet thuis bent -
geen opdrachten mislopen, of in ieder geval bereikbaar zijn voor je vaste
klanten. Dus zijn de kosten hiervan ook aftrekbaar. Zolang je maar in alle
redelijkheid kunt aantonen dat die kosten met je werk samenhangen. |
|
En natuurlijk zijn je normale
telefoonkosten en gebruik van koffie en thee, ook in ieder geval voor een deel aftrekbaar. |
Alle beetjes helpen, en vele kleintjes maken
één groot.
Ik kan iedereen dan ook aanraden door het jaar
heen alert te zijn op zijn/haar uitgavenpatroon, en van alle uitgaven die
redelijkerwijs met je werk in verband gebracht kunnen worden, kwitanties met BTW
te vragen, en deze in je administratie te verwerken.
Overige
|
Klik
hier voor een overzicht van
de tweeletterige taalcodes en een overzicht van allerlei specialismen op
vertaalgebied. |
|
Klik
hier voor meer informatie over
vertaalprogramma's voor vertalers. |
| Klik
hier voor een beperkt
overzicht van databases voor vertalers. |
Interessante
websites:
|
www.zzp-nederland.nl |
Ik hoop dat deze informatie je een stukje op
weg heeft geholpen. Suggesties voor aanvullingen en verbeteringen zijn altijd
van harte welkom.
Klik
hier
als je me een e-mail met op- en aanmerkingen en/of aanvullingen wilt sturen.
| |
Bevriende
sites:
|
/ 
/
/ 
/ 
ð
